Come scegliere un gestionale per appuntamenti: le domande da fare al fornitore

Perché partire dalle domande e non dalle funzioni

Gli elenchi di funzioni si somigliano: agenda, promemoria, prenotazione online. Le differenze stanno in quello che succede ai dati, ai costi e alle persone quando qualcosa cambia: quando entra un collaboratore, quando le prenotazioni aumentano, quando decidi di andartene. Le dodici domande che seguono valgono per qualunque gestionale. Falle per iscritto, e controlla le risposte durante la prova.

Accanto a ogni domanda c'è la risposta di Nitea, verificata sul prodotto alla data di aggiornamento di questa guida. Dove Nitea non fa una cosa, la risposta lo dice.

I dati: dove stanno, come si esportano, cosa succede alla chiusura

1. Dove stanno i dati, e in quale regione? L'anagrafica di chi prenota è un dato personale, e per alcune professioni anche sanitario: conta in quale paese stanno i server e chi altro tratta quei dati.

In Nitea: il database sta su server a Francoforte, nell'Unione Europea, nella regione eu-central-1. Ogni attività vede soltanto i propri dati, e la separazione la impone il database, non l'interfaccia. I fornitori che trattano dati per conto di Nitea, come quello che spedisce le email, sono elencati nell'informativa privacy.

2. Come si esportano i dati, e restano esportabili dopo la disdetta? Un'esportazione che funziona solo finché paghi non è una porta d'uscita.

In Nitea: titolare e responsabile scaricano clienti e appuntamenti in CSV dalla voce «I tuoi dati», quando vogliono. Un'attività sospesa per un pagamento mancato può ancora leggere ed esportare. Dopo la disdetta i dati restano consultabili ed esportabili per novanta giorni dalla fine del periodo pagato.

3. Cosa succede ai dati quando chiudi? Chiedi quanto restano, chi li cancella e se puoi farli sparire subito.

In Nitea: con la disdetta il servizio resta attivo fino alla fine del periodo pagato; dopo ci sono novanta giorni di sola lettura ed esportazione, poi i dati dell'attività si cancellano. Se vuoi che spariscano subito, il titolare elimina l'account scrivendo a mano il nome dell'attività, e chi aveva un appuntamento futuro riceve un avviso.

Il prezzo: commissioni, costo per persona, aumenti

4. Ci sono commissioni sugli incassi o sulle prenotazioni? Una commissione cresce con il lavoro: con poche prenotazioni pesa poco, con molte può superare un canone.

In Nitea: nessuna commissione sugli incassi, e le prenotazioni non costano a parte. Nitea non fa passare i pagamenti: gli incassi li registri tu, e la caparra, se la chiedi, si paga fuori da Nitea con il tuo link di pagamento o il tuo IBAN.

5. Il prezzo cambia con il numero di professionisti? Il costo per persona è quello che sorprende il giorno in cui arriva un collaboratore.

In Nitea: il piano è uno, comprende tutti i moduli e non ha un costo per professionista. Appuntamenti e professionisti non hanno un limite di numero.

6. Cosa succede se il fornitore cambia prezzo? Chiedi con quanto anticipo lo comunica e se puoi andartene senza perdere quello che hai già pagato.

In Nitea: il prezzo del primo anno e quello degli anni successivi sono scritti nella pagina pubblica prima di abbonarsi. Le condizioni del servizio dicono che una loro modifica si comunica per email almeno trenta giorni prima, e che chi non la accetta può chiudere con il rimborso della parte pagata e non usata. La disdetta si fa dalla pagina dell'abbonamento, senza penali.

Chi prenota: app, account, recapito, promemoria

7. Chi prenota deve scaricare un'app o creare un account? Ogni passaggio in più è una prenotazione che rischia di non arrivare.

In Nitea: chi prenota apre il link dell'attività dal browser, sceglie prestazione e orario e conferma, senza account e senza scaricare niente. Dal link nell'email di conferma sposta o disdice entro il limite che decidi tu. Il gestionale, per chi ci lavora, si aggiunge alla schermata Home del telefono senza passare da uno store.

8. Come si verifica il recapito di chi prenota? Senza una verifica arrivano prenotazioni con indirizzi sbagliati, e nessun promemoria le raggiunge.

In Nitea: chi prenota online riceve un codice di sei cifre per email e lo digita per confermare; nel frattempo l'orario resta riservato per pochi minuti. Un controllo antibot invisibile, verificato sul server, ferma le prenotazioni fatte da uno script.

9. Il promemoria parte da solo, e su quale canale? Chiedi se è automatico, quando arriva, se costa a messaggio e se richiede un consenso.

In Nitea: conferma e promemoria partono da soli per email, senza un costo a messaggio; il promemoria arriva di default 24 ore prima, e il momento si regola da 1 a 168 ore. Su WhatsApp il promemoria lo invia una persona con un tocco, solo a chi ha acconsentito, e il testo non contiene la prestazione.

L'agenda e gli accessi: doppie prenotazioni, ruoli, secondo fattore

10. Le doppie prenotazioni le impedisce il sistema? Se due persone prendono lo stesso orario nello stesso istante, qualcuno deve decidere chi è arrivato prima.

In Nitea: lo impedisce un vincolo del database, che rifiuta due appuntamenti sovrapposti per lo stesso professionista, e gli orari mostrati si ricalcolano nel momento della conferma. Una sovrapposizione voluta, fatta a mano dal gestionale, richiede un motivo scritto e un permesso più alto, e non aggiunge orari alla prenotazione online.

11. Chi lavora nell'attività ha un accesso suo, con permessi diversi? Una password condivisa non dice chi ha fatto cosa, e non si toglie a una persona sola.

In Nitea: ci sono quattro ruoli, titolare, responsabile, reception e professionista, e i permessi li applica il database. Un professionista vede soltanto i propri appuntamenti e ne aggiorna lo stato, ma non li crea e non li sposta. Ogni modifica a un appuntamento resta nel suo registro: chi, quando, cosa.

12. Si può accendere il secondo fattore? Una password rubata non deve bastare per entrare nell'agenda e nell'anagrafica.

In Nitea: ognuno può accendere il secondo fattore dal proprio profilo, con un'app di autenticazione che genera un codice nuovo ogni trenta secondi. Da quel momento, per entrare nel gestionale servono la password e il codice.

Le dodici domande in breve

Come usare la prova gratuita

1. Inserisci listino, orari e una persona del team, accendi la prenotazione online e prenota dal tuo telefono, come farebbe chi ti sceglie.
2. Prova a prendere lo stesso orario da due telefoni: il secondo non deve riuscirci.
3. Esporta clienti e appuntamenti in CSV e aprili nel tuo foglio di calcolo.
4. Invita chi lavora con te, ognuno con il suo ruolo, e guarda cosa vede.
5. Leggi nelle condizioni del servizio cosa succede ai dati dopo la disdetta.

In Nitea la prova dura quattordici giorni, senza carta di credito, e alla fine non parte nessun addebito automatico. Se arrivi da un altro gestionale, puoi importare i clienti da un file Excel o CSV già durante la prova.