Termini di servizio

Queste condizioni regolano l’uso di Nitea da parte di un’attività che lo usa per gestire le proprie prenotazioni. Comprendono l’accordo sul trattamento dei dati in fondo a questa pagina, che regola come trattiamo per tuo conto i dati dei tuoi clienti.

Chi siamo e cos’è il servizio

Il servizio è gestito da Cirillo Studio di Andrea Nicola Cirillo (impresa individuale), P. IVA 03383610809, REA RC-228056, con sede in Via Lupa, 10, 89040 Monasterace (RC), email info@nitea.it, PEC andreanicolacirillo@pec.it.

Nitea ti dà una pagina pubblica su cui i tuoi clienti prenotano, e un gestionale in cui vedi l’agenda, registri appuntamenti arrivati per telefono, rispondi alle richieste e gestisci listino, personale e orari. Le conferme e i promemoria ai tuoi clienti partono per email e, se colleghi il numero WhatsApp Business della tua attività o attivi gli SMS, anche su quei canali. Altre funzioni si accendono quando servono al tuo lavoro: il registro degli incassi, le fatture, le statistiche, le recensioni, le campagne, i pacchetti, il magazzino, la raccolta punti, la caparra sugli appuntamenti, i moduli da firmare, la seduta online e le note riservate.

Il servizio non incassa denaro dai tuoi clienti e non è un registratore telematico: il registro degli incassi non sostituisce lo scontrino. Anche la caparra si paga fuori da Nitea, con il link o l’IBAN che scrivi tu: Nitea li mostra al cliente, ma non riceve il pagamento e non verifica che sia arrivato. Segnare la caparra come ricevuta è un’annotazione tua, e restano tuoi il rimborso e ogni rapporto con il cliente. Le fatture le emetti tu, con i tuoi dati fiscali: Nitea compone il documento e il file per il Sistema di Interscambio, ma non lo trasmette e non ne fa la conservazione a norma. La scheda riservata non è una cartella clinica certificata e non comunica le spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria. Nitea non sostituisce il tuo commercialista né il tuo gestionale contabile.

Come si conclude il contratto

Il contratto si conclude quando crei l’account della tua attività: spunti la casella con cui accetti questi termini e quella con cui approvi in modo specifico le clausole del punto «Approvazione specifica delle clausole», poi confermi l’indirizzo email con il link che ti mandiamo. Il link è personale e vale una volta sola, e la sua conferma è la tua firma elettronica di quelle approvazioni. Registriamo quali documenti hai accettato, la loro versione e l’ora, e puoi chiederci una copia di questi termini come li hai accettati.

Usi Nitea per la tua attività professionale o d’impresa: è un contratto fra imprese, e non si applicano le norme a tutela dei consumatori. Chi crea l’account dichiara di poter impegnare l’attività. Le persone che inviti nel gestionale non sono parte del contratto: lavorano nel tuo account, e di loro rispondi tu.

Prova, prezzo, pagamento

Quattordici giorni di prova gratuita da quando crei l’attività. Nessuna carta di credito richiesta, e se non ti abboni alla fine della prova non scatta nessun addebito. Se ti abboni con la carta durante la prova, il primo addebito arriva alla sua fine, o subito se mancano meno di due giorni.
Un solo piano, con tutte le funzioni. Il prezzo è quello che la pagina Abbonamento ti mostra prima di pagare. Per chi si abbona durante il lancio è 39 € al mese per i primi dodici mesi pagati, poi 59 € al mese; con il pagamento annuale un mese è in regalo. Per chi si abbona durante il lancio, il prezzo dopo i primi dodici mesi non aumenta finché l’abbonamento continua senza interruzioni. Nessuna commissione sugli incassi, e nessun costo per professionista.
IVA non applicata: il gestore è in regime forfettario (art. 1, commi 54-89, della legge 190/2014). Se il regime cambia, all’importo si aggiunge l’IVA dovuta per legge, e te lo diciamo prima.
Si paga con carta o addebito SEPA attraverso Stripe, quando la pagina Abbonamento lo propone, oppure con bonifico. Con la carta o l’addebito l’abbonamento si rinnova da sé alla fine di ogni periodo, mensile o annuale, e il rinnovo viene addebitato finché non disdici. Con il bonifico l’abbonamento si rinnova per il periodo pagato quando registriamo l’incasso, e quel periodo si attacca alla scadenza precedente, non al giorno del pagamento. Per ogni pagamento emettiamo la fattura.
Il canone unico «Cura + Nitea». Se la tua attività ha con noi, come Cirillo Studio, il canone unico che comprende la cura del sito e Nitea, l’abbonamento a Nitea è compreso in quel canone: Nitea non ti chiede pagamenti, e prezzo, durata e disdetta sono quelli del contratto della Cura. Se quel canone finisce, Nitea continua con il piano normale: hai sette giorni di tolleranza per abbonarti, e i tuoi dati non si toccano.
WhatsApp e SMS sono a parte. I messaggi WhatsApp mandati dal numero della tua attività li paghi direttamente a Meta, con le condizioni che accetti quando colleghi il numero. Gli SMS si pagano con crediti, al prezzo mostrato nel gestionale prima dell’acquisto; un SMS consegnato al fornitore resta pagato anche se poi non arriva.
La registrazione di un pagamento nel gestionale non è una fattura né una ricevuta fiscale.

Se non paghi

Alla scadenza del periodo pagato, o se un addebito non va a buon fine, comincia una tolleranza di sette giorni, durante i quali non cambia niente: l’agenda funziona e i tuoi clienti prenotano come sempre. Ti avvisiamo per email.

Finita la tolleranza, l’attività viene sospesa. Sospesa significa:

la tua pagina pubblica si apre ma non accetta nuove prenotazioni;
il gestionale passa in sola lettura;
consultazione ed esportazione restano sempre possibili;
gli appuntamenti già presi restano in agenda: non cancelliamo niente.

Appena il pagamento è registrato tutto torna attivo nello stesso istante, senza che tu debba rifare alcuna configurazione.

Cosa ti chiediamo

Dati veri sull’attività, e il diritto di usare il logo e le immagini che carichi.
Una tua informativa privacy per i tuoi clienti: dei loro dati sei tu il titolare.
Di scrivere comunicazioni promozionali solo a chi te lo ha permesso. Le campagne partono soltanto verso i clienti che hanno dato il consenso, ognuna con il link per smettere; il contenuto è tuo, e ne rispondi tu. Se il consenso lo segni tu nella scheda di un cliente, deve essertelo stato dato davvero. Vale lo stesso per il promemoria su WhatsApp.
Di usare moduli da firmare, note e note riservate con le basi giuridiche del tuo lavoro. Se sei un professionista sanitario tratti i dati sulla salute per la cura, sotto il segreto professionale; se non lo sei, li scrivi solo con il consenso esplicito della persona, che puoi raccogliere con un modulo da firmare. I testi dei moduli li decidi tu: noi conserviamo quello che è stato firmato, così com’era. Se tratti in modo non occasionale dati di pazienti, la legge ti chiede una valutazione d’impatto (art. 35 GDPR): ti diamo un modello già compilato per la parte che riguarda Nitea.
Di indicare per la caparra un conto o un link che sono tuoi. Il cliente paga a quell’indirizzo: l’IBAN e il link li scrivi e li tieni aggiornati tu, e ne rispondi tu. Le condizioni sulla caparra (quando si perde, quando si restituisce) le decidi tu e le comunichi al cliente.
Di tenere le tue credenziali per te, e di attivare il secondo fattore di accesso se nel gestionale ci sono dati sulla salute. Chi entra con il tuo account può fare quello che puoi fare tu.

Assistenza, disponibilità e copie di sicurezza

Assistenza per email a Cirillo Studio di Andrea Nicola Cirillo (impresa individuale), P. IVA 03383610809, REA RC-228056, con sede in Via Lupa, 10, 89040 Monasterace (RC), email info@nitea.it, PEC andreanicolacirillo@pec.it, in italiano, nei giorni lavorativi: ti rispondiamo entro due giorni lavorativi, e prima se il gestionale non funziona.
Disponibilità. Facciamo funzionare il servizio con la diligenza che ci si aspetta da un fornitore di software, e con le misure descritte nell’informativa privacy. Non garantiamo una percentuale di disponibilità: il servizio dipende anche da fornitori terzi. Una manutenzione che ferma il servizio per più di qualche minuto la annunciamo almeno due giorni prima, salvo un intervento urgente di sicurezza.
Copie di sicurezza. Ogni notte facciamo una copia cifrata del database e la conserviamo trenta giorni. Serve a ripristinare i dati dopo un guasto grave, all’ultima copia disponibile: quello che è stato scritto dopo può andare perso. Per questo ti consigliamo di esportare con regolarità clienti e appuntamenti, dalla voce «I tuoi dati»: è la copia che resta a te, qualunque cosa succeda.

Responsabilità

Rispondiamo dei danni che sono conseguenza diretta di un nostro inadempimento, fino al maggiore fra questi due importi: quanto ci hai pagato per Nitea nei dodici mesi prima del fatto, compresa, se hai il canone unico «Cura + Nitea», la parte di quel canone che corrisponde a Nitea; il prezzo di listino di dodici mesi di Nitea, cioè 828 € (69 € al mese). Non rispondiamo dei danni indiretti, come i mancati guadagni o la perdita di clienti per un’interruzione del servizio. Questi limiti non valgono se c’è dolo o colpa grave, né per i danni da violazione di obblighi che la legge non permette di limitare (art. 1229 del codice civile), compresi quelli sulla protezione dei dati: lì vale l’art. 82 GDPR, che verso la persona danneggiata può obbligare ciascuno a risarcire l’intero danno, e fra noi e te ripartisce il risarcimento secondo la parte di responsabilità di ciascuno.

Le prenotazioni sono un accordo fra te e il tuo cliente: Nitea non è parte di quel rapporto e non risponde di un appuntamento mancato, di un prezzo contestato o di un cliente che non si presenta. Dei contenuti che pubblichi o mandi ai tuoi clienti rispondi tu.

Durata, disdetta e recesso

L’abbonamento dura il periodo pagato, mensile o annuale, e si rinnova come descritto al punto «Prova, prezzo, pagamento». Puoi disdire quando vuoi, senza preavviso e senza penali, dalla pagina dell’abbonamento: il servizio resta attivo fino alla fine del periodo pagato, e non rimborsiamo la parte non usata. Dopo, i dati restano consultabili ed esportabili per novanta giorni, poi li cancelliamo. Se vuoi che spariscano prima, dalla stessa pagina puoi eliminare l’account: li cancelliamo subito, tutti, e non si recuperano.

Possiamo sospendere un’attività che non paga, come descritto sopra, o che usa il servizio per scopi illeciti o in modo che mette a rischio gli altri utenti. In quel caso te lo scriviamo e ti lasciamo comunque esportare i dati.

Possiamo recedere anche noi, con un preavviso scritto di almeno novanta giorni: in quel caso ti rimborsiamo la parte di periodo pagata e non usata, e fino alla fine puoi esportare tutto.

Modifiche

Se cambiamo queste condizioni te lo comunichiamo per email almeno trenta giorni prima, e qui cambia la data in cima. Se non ti vanno bene puoi recedere prima che entrino in vigore, e in quel caso ti rimborsiamo la parte di periodo pagata e non usata. Una modifica che ti favorisce, o che serve a rispettare una legge nuova, può valere da subito. Vale anche per il prezzo: un aumento si applica dal primo rinnovo dopo quei trenta giorni, e non tocca il prezzo bloccato di chi si è abbonato durante il lancio.

Legge applicabile e foro

Si applica la legge italiana. Per ogni controversia su questo contratto è competente in via esclusiva il Tribunale di Locri, nel cui circondario ha sede il gestore del servizio.

Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile approvi in modo specifico, con la casella apposita alla registrazione e la conferma dell’indirizzo email, queste clausole:

«Prova, prezzo, pagamento»: rinnovo automatico dell’abbonamento pagato con carta o addebito;
«Se non paghi» e «Durata, disdetta e recesso»: sospensione del servizio, nessun rimborso della parte non usata in caso di disdetta, nostra facoltà di recedere con preavviso;
«Responsabilità»: limiti ed esclusioni della nostra responsabilità;
«Modifiche»: modifica delle condizioni con preavviso;
«Legge applicabile e foro»: foro esclusivo del Tribunale di Locri;
«Accordo sul trattamento dei dati»: condizioni delle verifiche, autorizzazione generale ai sub-responsabili e limiti alla tua opposizione.

Accordo sul trattamento dei dati

Questo accordo fa parte dei termini di servizio e attua l’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»). Per i dati dei tuoi clienti e delle persone che lavorano con te il titolare del trattamento sei tu; Nitea, cioè Cirillo Studio di Andrea Nicola Cirillo (impresa individuale), P. IVA 03383610809, REA RC-228056, con sede in Via Lupa, 10, 89040 Monasterace (RC), email info@nitea.it, PEC andreanicolacirillo@pec.it, è il responsabile del trattamento. In caso di contrasto con il resto dei termini, sulla protezione dei dati prevale questo accordo.

Oggetto e durata

Trattiamo i dati soltanto per fornirti il servizio descritto in questi termini, per tutta la durata dell’abbonamento o della prova, e fino alla cancellazione descritta più sotto alla voce «Alla fine del servizio».

Natura e finalità

Conserviamo, organizziamo e mostriamo i dati nel gestionale e nella pagina di prenotazione, mandiamo per tuo conto le comunicazioni di servizio (codici di verifica, conferme, promemoria, spostamenti) per email e, se li attivi, su WhatsApp e per SMS, mandiamo le campagne che decidi tu, e componiamo documenti come fatture e moduli. Non usiamo i dati dei tuoi clienti per scopi nostri: niente pubblicità, profilazione, vendita, addestramento di modelli o sistemi di intelligenza artificiale, e non li contattiamo mai per conto nostro.

Dati e interessati

Gli interessati sono i tuoi clienti e le persone che lavorano con te e hanno un account o una scheda nel gestionale. I dati sono quelli che tu, il tuo personale o i tuoi clienti inserite:

nome, cognome, email, telefono e, se li inserisci, data di nascita, sesso, indirizzo;
appuntamenti: data, prestazione, professionista, prezzo, stato e storia, con le note;
consensi alle comunicazioni e la loro storia, con le date di revoca;
incassi, caparre segnate come ricevute, pacchetti, punti, fatture con codice fiscale, partita IVA e indirizzo di fatturazione;
recensioni, moduli firmati con il testo firmato e l’indirizzo IP di chi firma;
note riservate, cifrate;
dati tecnici: registri di accesso e impronte crittografiche degli indirizzi IP usate per limitare gli abusi.

Dati sulla salute (art. 9 GDPR)

Le note degli appuntamenti e delle schede sono testo libero, e possono contenere dati sulla salute (un’allergia, una terapia, una condizione) se tu o il tuo cliente ce li scrivete. Nelle note riservate i dati sulla salute ci sono per definizione. Questi dati li tratti tu, con una tua base giuridica: la cura, se sei un professionista sanitario soggetto al segreto professionale (art. 9, par. 2, lett. h, e par. 3), o il consenso esplicito della persona in ogni altro caso (art. 9, par. 2, lett. a). Noi li trattiamo solo per conservarli e mostrarli a chi ha accesso nel tuo account, con queste misure in più:

le note riservate sono cifrate con una chiave che il database e le copie di sicurezza non contengono, si aprono solo con una sessione riservata di quindici minuti, e ogni lettura resta in un registro che conserviamo ventiquattro mesi;
chi risponde dell’attività apre la scheda di un altro professionista solo scrivendo un motivo, e quel professionista riceve un’email con il nome di chi l’ha aperta e il motivo;
una voce delle note riservate non si modifica e non si cancella: si corregge aggiungendone una;
i messaggi ai tuoi clienti, su qualunque canale, non nominano mai la prestazione;
noi, come gestori della piattaforma, non leggiamo le note riservate: nessuna funzione della piattaforma ce lo permette, e la chiave è custodita fra i segreti del server, separata dal database.

Valutazione d’impatto. Se tratti in modo non occasionale dati di pazienti, il Garante chiede una valutazione d’impatto (art. 35 GDPR; provvedimento n. 467 dell’11 ottobre 2018, allegato 1, punto 6). Su richiesta ti diamo un modello già compilato per la parte che riguarda Nitea: flussi dei dati, fornitori, misure e rischi residui. Restano tue le parti sul tuo studio: chi accede, come informi i pazienti, per quanto conservi.

I nostri obblighi

Istruzioni documentate. Trattiamo i dati solo secondo le tue istruzioni, che sono questi termini e quello che fai nel gestionale. Se un’istruzione ci sembra contraria alla legge, te lo diciamo. Se una legge ci obbliga a trattarli diversamente, te lo comunichiamo prima, salvo che la legge stessa lo vieti.
Riservatezza. Chi lavora per Nitea accede ai dati dei tuoi clienti solo quando serve a fornire il servizio, a risolvere un guasto o a rispondere a una tua richiesta, ed è vincolato alla riservatezza.
Sicurezza. Applichiamo le misure descritte qui sotto, adeguate al rischio come chiede l’articolo 32 del GDPR, e le rivediamo quando il servizio cambia.
Registro. Teniamo il registro dei trattamenti che svolgiamo per conto delle attività (art. 30, par. 2, GDPR).
Diritti degli interessati. Ti aiutiamo a rispondere alle richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità. Molte le fai già da solo dal gestionale: esporti clienti e appuntamenti in CSV, correggi una scheda, cancelli un cliente (spariscono nome, contatti, note e recensioni; restano le fatture e i moduli firmati, che servono per legge o come prova). Se una richiesta arriva a noi, te la inoltriamo entro tre giorni lavorativi, senza rispondere al posto tuo.
Valutazione d’impatto e consultazione. Se devi fare una valutazione d’impatto o consultare il Garante (artt. 35 e 36 GDPR), ti diamo le informazioni sul servizio che ti servono, come descritto sopra.
Violazioni dei dati. Se scopriamo una violazione dei dati che riguarda i tuoi clienti, ti avvisiamo senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore, con quello che sappiamo: cosa è successo, quali dati e quante persone, le conseguenze probabili e le misure prese. La notifica al Garante entro 72 ore e l’eventuale comunicazione ai clienti spettano a te (artt. 33 e 34 GDPR), e ti aiutiamo a farle.
Verifiche. Su richiesta ti diamo la descrizione aggiornata delle misure e dei fornitori, e le informazioni che servono a dimostrare che rispettiamo questo accordo. Una verifica sul posto, se necessaria, si concorda con almeno trenta giorni di preavviso, che si riducono in caso di urgenza motivata, per esempio dopo una violazione dei dati; è a carico di chi la chiede, salvo che emerga un nostro inadempimento, e non può esporre i dati di altre attività.

Misure di sicurezza

Isolamento fra attività imposto dal database, con regole di accesso per riga: un’attività non legge i dati di un’altra nemmeno conoscendone gli identificativi.
Ruoli: titolare, responsabile, reception e professionista vedono e modificano solo quello che il ruolo consente.
Secondo fattore di accesso disponibile per tutti gli account e obbligatorio per l’amministrazione della piattaforma.
Note riservate cifrate, con il registro degli accessi descritto sopra.
Password, codici di verifica e link di gestione conservati solo come impronta crittografica; i codici scadono e hanno un limite di tentativi.
Limiti di frequenza e controllo antibot sulle funzioni pubbliche.
Comunicazioni cifrate (HTTPS) e intestazioni di sicurezza sul sito; le notifiche sul telefono viaggiano cifrate e il servizio del browser che le recapita non le legge. Il collegamento al tuo numero WhatsApp Business è conservato cifrato, e il browser non lo legge.
Nessun dato personale nei registri tecnici: le segnalazioni d’errore passano da un filtro che toglie email, telefoni e note.
Cancellazione automatica dei dati temporanei: prenotazioni non confermate, codici scaduti, contenuto dei messaggi già consegnati.
Copia di sicurezza ogni notte, cifrata prima di essere archiviata e conservata trenta giorni, con una procedura scritta per il ripristino.

Sub-responsabili

Ci autorizzi in modo generale ad avvalerci dei fornitori qui sotto (art. 28, par. 2, GDPR). A ciascuno imponiamo, con il suo contratto sul trattamento dei dati, obblighi di protezione equivalenti a quelli di questo accordo, e rispondiamo verso di te del loro operato.

Supabase, Inc., Stati Uniti: database, autenticazione, file e funzioni del server. Dati a Francoforte, in Germania; eventuali accessi dagli Stati Uniti coperti dalle clausole contrattuali standard.
Cloudflare, Inc., Stati Uniti: pubblicazione del sito, rete, controllo antibot (Turnstile) e conteggio anonimo delle visite. Rete mondiale; Data Privacy Framework UE-USA, e clausole contrattuali standard per gli altri paesi.
Plus Five Five, Inc. (Resend), Stati Uniti: invio delle email. Server in Irlanda; Data Privacy Framework UE-USA e clausole contrattuali standard.
Functional Software, Inc. (Sentry), Stati Uniti: registro degli errori tecnici, filtrato dai dati personali. Server in Germania; eventuali accessi dagli Stati Uniti coperti dalle clausole contrattuali standard.
GitHub, Inc., Stati Uniti: preparazione e custodia della copia di sicurezza notturna, cifrata prima di essere archiviata e cancellata dopo trenta giorni. Data Privacy Framework UE-USA e clausole contrattuali standard.
Openapi S.p.A., Italia: invio degli SMS, solo se li attivi nelle impostazioni.

WhatsApp. Se colleghi il numero WhatsApp Business della tua attività, i messaggi ai tuoi clienti partono da quel numero attraverso WhatsApp Business Platform di Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlanda), con possibili trasferimenti verso Meta Platforms, Inc. negli Stati Uniti coperti dal Data Privacy Framework UE-USA. Collegandolo accetti direttamente con Meta le sue condizioni, comprese quelle sul trattamento dei dati di WhatsApp Business, e paghi a Meta i messaggi: per quei messaggi Meta è un responsabile che nomini tu, non un nostro sub-responsabile, e Nitea gli trasmette numero e testo secondo le tue istruzioni, attraverso quel collegamento. Da Meta riceviamo solo l’esito della consegna, lo stato dei modelli e l’avviso di scollegamento: lo storico delle tue conversazioni e i messaggi che i tuoi clienti ti scrivono non li leggiamo e non li conserviamo. Puoi scollegare il numero quando vuoi.

Jitsi Meet (meet.jit.si), che la seduta online può usare, non è un nostro sub-responsabile: Nitea prepara solo il link e non gli passa dati. Per le sedute con dati sanitari usa un servizio con cui hai un tuo accordo sul trattamento dei dati, e indicane il link nelle impostazioni.

Prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile te lo comunichiamo per email almeno trenta giorni prima. Puoi opporti per motivi legati alla protezione dei dati: se non troviamo una soluzione, puoi recedere senza penali e ti rimborsiamo la parte di periodo pagata e non usata.

Alla fine del servizio

Alla fine del servizio scegli tu se riavere i dati o farli cancellare (art. 28, par. 3, lett. g, GDPR). Clienti e appuntamenti li esporti da solo, in qualunque momento, anche con l’abbonamento sospeso o disdetto. Note riservate, moduli firmati e fatture, se ce li chiedi prima della cancellazione, te li consegniamo in un file protetto da una password che ti diamo a parte. Dopo la disdetta restano consultabili ed esportabili per novanta giorni, poi li cancelliamo; se elimini l’account li cancelliamo subito. Su richiesta ti confermiamo per iscritto l’avvenuta cancellazione. Le copie di sicurezza che li contengono si cancellano entro trenta giorni. Conserviamo soltanto quello che la legge ci obbliga a tenere e la riga sulla chiusura dell’account descritta nell’informativa privacy. Le note riservate si cancellano con il resto: se la legge o il tuo ordine professionale ti chiedono di conservarle più a lungo, chiedile prima.